AI in HR

• Heeft onze ondernemingsraad instemmingsrecht als wij een AI-tool voor HR invoeren?

  Vaak wel. De ondernemer heeft instemming van de OR nodig voor een regeling over het verwerken en beschermen van personeelsgegevens en voor voorzieningen die geschikt zijn om aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel waar te nemen of te controleren. Een besluit zonder instemming is nietig als de OR daar binnen een maand schriftelijk een beroep op doet.

• Is onze AI-tool voor werving, selectie of personeelsbeheer een hoog-risicosysteem?

  Waarschijnlijk wel. De AI-verordening noemt AI voor werving en selectie en voor besluiten over arbeidsvoorwaarden, promotie, ontslag, taaktoewijzing en het volgen van prestaties en gedrag uitdrukkelijk als hoog risico. Alleen een systeem zonder significant risico, zoals een beperkte procedurele taak, valt erbuiten, maar nooit als het personen profileert. De plichten gelden vanaf 2 december 2027.

• Kan een sollicitant of werknemer uitleg eisen over een besluit dat met AI is genomen?

  Ja, bij een hoog-risicosysteem uit bijlage III, en in de praktijk vanaf 2 december 2027. Wie getroffen wordt door een besluit op basis van de output van zo'n systeem, met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijke nadelige invloed, kan van u duidelijke, inhoudelijke uitleg vragen over de rol van het systeem en de voornaamste elementen van het besluit.

• Mag een AI-selectietool onderscheid maken tussen kandidaten op grond van geslacht, afkomst of andere kenmerken?

  Nee. De Algemene wet gelijke behandeling verbiedt direct en indirect onderscheid bij het aanbieden en vervullen van een vacature, bij het aangaan en beëindigen van een arbeidsverhouding en bij promotie. Ook een ogenschijnlijk neutrale maatstaf die mensen met een beschermd kenmerk bijzonder treft, is verboden, tenzij die objectief gerechtvaardigd is. Voor leeftijd en voor handicap of chronische ziekte gelden aparte wetten met een vergelijkbaar verbod bij werving en selectie.

• Mag software sollicitanten automatisch afwijzen zonder dat er een mens naar kijkt?

  In beginsel niet. Een sollicitant heeft het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en hem in aanmerkelijke mate treft; de AVG noemt sollicitaties zonder menselijke tussenkomst zelf als voorbeeld. Het mag alleen bij een van drie uitzonderingen, en dan met ten minste menselijke tussenkomst, de mogelijkheid een standpunt te geven en het recht het besluit aan te vechten.

• Moet onze sollicitatiechatbot melden dat kandidaten met AI praten?

  Ja, sinds 2 augustus 2026 moet een chatbot zo zijn ontworpen dat mensen weten dat zij met AI communiceren, tenzij dat al duidelijk is. Die plicht ligt bij de aanbieder van de chatbot. Heeft u de chatbot zelf gebouwd, ook op een model van een derde, en zet u hem onder uw eigen naam in, dan bent u de aanbieder.

• Moeten wij als private werkgever een beoordeling van de gevolgen voor de grondrechten (FRIA) maken voor onze HR-AI?

  Als u geen publiekrechtelijk orgaan bent en geen openbare dienst verleent: nee. De FRIA geldt vanaf 2 december 2027 voor publiekrechtelijke organen, voor particuliere organisaties die openbare diensten verlenen, en voor gebruiksverantwoordelijken van AI voor kredietwaardigheid of levens- en ziektekostenverzekeringen. Een DPIA kan wel verplicht zijn.

• Moeten wij een DPIA doen voordat wij AI inzetten bij werving of personeelsbeheer?

  Als de AI sollicitanten of medewerkers beoordeelt, profileert of stelselmatig monitort: ja. De AVG eist een DPIA bij verwerking die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, en de Autoriteit Persoonsgegevens heeft profilering, zoals beoordeling van beroepsprestaties, en stelselmatige monitoring van werknemers op haar lijst van verplichte DPIA's gezet. De DPIA doet u vóór de verwerking.

• Moeten wij ons HR-team AI-geletterd maken als wij AI-tools gebruiken?

  Ja. Sinds 2 februari 2025 moet elke organisatie die AI-systemen beroepsmatig gebruikt maatregelen nemen die de AI-geletterdheid van haar personeel ondersteunen. Sinds 27 juli 2026 geldt een vereenvoudigde tekst: u moet de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen, maar u hoeft geen bepaald niveau te garanderen.

• Moeten wij onze HR-AI registreren in de EU-databank?

  Als private werkgever die een HR-tool van een leverancier gebruikt: nee. Registratie in de EU-databank is een plicht van de aanbieder; gebruiksverantwoordelijken registreren alleen als zij overheidsinstantie of EU-instelling zijn of namens hen optreden. Wordt u zelf aanbieder, bijvoorbeeld omdat u een eigen hoog-risico HR-tool laat bouwen of het beoogde doel van een systeem zo wijzigt dat het hoog risico wordt, dan registreert u wel. U kunt bij uw leverancier nagaan of het systeem geregistreerd is.

• Moeten wij sollicitanten vertellen dat een hoog-risico AI-systeem over hen meebeslist?

  Ja, vanaf 2 december 2027. Gebruikt u een hoog-risicosysteem uit bijlage III dat beslissingen over personen neemt of helpt nemen, dan informeert u die personen dat het systeem op hen wordt toegepast. Dat staat naast de transparantieplichten van artikel 50, en de AVG vraagt nu al informatie over geautomatiseerde besluitvorming.

• Moeten wij vacatureteksten of wervingsbeelden die met AI zijn gemaakt als AI-content labelen?

  Voor tekst geldt de labelplicht alleen als u tekst publiceert om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, en zij vervalt als een mens de tekst heeft getoetst of geredigeerd en iemand de redactionele verantwoordelijkheid draagt. Maakt u met AI beeld, audio of video dat voor echt kan worden aangezien, een deepfake, dan moet u dat wel bekendmaken. Dit geldt sinds 2 augustus 2026.

• Moeten wij werknemers en hun vertegenwoordigers informeren voordat wij een hoog-risico AI-systeem gebruiken?

  Ja, vanaf 2 december 2027. Een werkgever die een hoog-risico AI-systeem op de werkplek gaat gebruiken, deelt dat vooraf mee aan de werknemersvertegenwoordigers en aan de betrokken werknemers, volgens de regels en de praktijk voor het informeren van werknemers.

• Mogen wij AI gebruiken die emoties van sollicitanten of medewerkers afleidt, bijvoorbeeld in video-interviews?

  Nee. Sinds 2 februari 2025 is het verboden AI te gebruiken om emoties van een persoon op de werkplek af te leiden, behalve als het systeem bedoeld is voor medische of veiligheidsredenen. De verordening richt het verbod op situaties die verband houden met de werkplek; daar hoort een sollicitatieprocedure bij, dus een tool die in een video-interview emoties van kandidaten afleidt, valt onder het verbod. Het verbod geldt ook voor wie zo'n systeem alleen gebruikt, niet alleen voor de maker.

• Mogen wij AI gebruiken om de productiviteit of het gedrag van medewerkers te volgen?

  Niet zonder voorbereiding. Stelselmatige monitoring van werknemers staat op de lijst van verplichte DPIA's, een volgsysteem vraagt instemming van de ondernemingsraad, emoties afleiden is verboden, en vanaf 2 december 2027 is AI voor het monitoren en evalueren van prestaties en gedrag een hoog-risicosysteem.

• Vanaf wanneer gelden de hoog-risicoplichten voor AI in HR?

  Vanaf 2 december 2027. Oorspronkelijk was dat 2 augustus 2026, maar Verordening (EU) 2026/1744 heeft de datum voor bijlage III-systemen, waaronder HR-AI, verschoven. Kwam het systeemtype al vóór die datum op de markt, dan gelden de hoog-risicoplichten, ook die van u als gebruiksverantwoordelijke, pas na een aanzienlijke wijziging in het ontwerp. AI-geletterdheid, het verbod op emotieherkenning op de werkplek en de transparantieplichten van artikel 50 gelden nu al.

• Wat moeten wij als mkb nu al regelen als wij AI gebruiken in HR?

  Vijf dingen gelden nu al: AI-geletterdheid van wie met de tools werkt, geen emotieherkenning op de werkplek, ook niet bij sollicitanten, de transparantieregels van artikel 50, de AVG (informatie, geen uitsluitend geautomatiseerde afwijzingen zonder waarborgen, DPIA) en, als u een ondernemingsraad heeft, instemming van de OR bij personeelsgegevens en volgsystemen. Gebruik de tijd tot 2 december 2027 om de hoog-risicoplichten voor te bereiden.

• Wat moeten wij sollicitanten vertellen als wij AI gebruiken om hun gegevens te verwerken?

  Volgens de AVG vertelt u sollicitanten onder meer waarvoor u hun gegevens gebruikt en op welke rechtsgrond, en of er geautomatiseerde besluitvorming plaatsvindt, met nuttige informatie over de onderliggende logica en de verwachte gevolgen. Haalt u gegevens elders vandaan, dan noemt u ook de bron, uiterlijk binnen een maand of bij het eerste contact.

• Welke plichten hebben wij vanaf december 2027 als gebruiker van een hoog-risico HR-systeem?

  U gebruikt het systeem volgens de gebruiksaanwijzing en monitort het, legt het menselijk toezicht bij bekwame en bevoegde mensen, zorgt dat de inputdata die u beheert relevant en representatief zijn, bewaart de logs ten minste zes maanden en informeert werknemers en de mensen over wie het systeem beslist. Deze plichten gelden vanaf 2 december 2027.

• Wij hebben minder dan 50 medewerkers en geen OR. Moeten wij medezeggenschap regelen voor een AI-tool?

  Een OR is verplicht vanaf in de regel 50 werkzame personen. Bij 10 tot 50 personen zonder OR of personeelsvertegenwoordiging houdt u ten minste tweemaal per jaar een personeelsvergadering en laat u het personeel advies geven over besluiten die voor ten minste een kwart van hen tot een belangrijke verandering leiden. Een personeelsvertegenwoordiging heeft van rechtswege geen instemmingsrecht over personeelsgegevens of volgsystemen.

• Wij kopen een AI-tool voor HR in. Zijn wij dan aanbieder of gebruiksverantwoordelijke?

  Gebruikt u de tool van een leverancier onder eigen verantwoordelijkheid, dan bent u gebruiksverantwoordelijke. U bent aanbieder als u een AI-systeem ontwikkelt of laat ontwikkelen en onder eigen naam in gebruik stelt, ook voor eigen gebruik. Vanaf 2 december 2027 wordt u bovendien aanbieder van een hoog-risicosysteem als u uw naam op zo'n systeem zet, het substantieel wijzigt, of het beoogde doel van een systeem zo wijzigt dat het hoog risico wordt; dat kan het geval zijn als u een algemene chatbot inzet om sollicitaties te filteren of kandidaten te beoordelen.

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van de wettekst. Zij is geen juridisch advies voor uw situatie.