Plichten van de importeur onder de AI Act (artikel 23)

Kort antwoord: Een importeur is degene die een hoogrisico-AI-systeem van een aanbieder buiten de EU op de Uniemarkt brengt. Artikel 23 van de AI Act verplicht de importeur om vóór invoer te controleren dat de aanbieder zijn werk heeft gedaan — conformiteitsbeoordeling, technische documentatie, CE-markering en EU-conformiteitsverklaring — en om bij twijfel niet in te voeren.

Wanneer ben je importeur?

Je bent importeur als je een AI-systeem dat de naam of het merk draagt van een natuurlijke of rechtspersoon buiten de EU, in de Unie op de markt brengt. Het gaat om de eerste schakel die het systeem fysiek of digitaal de interne markt binnenhaalt. Breng je het onder je eigen naam of merk uit, of pas je het systeem ingrijpend aan, dan word je juridisch aanbieder en gelden de zwaardere hoogrisico-verplichtingen.

De controleplicht vóór invoer

Vóórdat de importeur een hoogrisico-systeem op de markt brengt, moet hij verifiëren dat:

• de aanbieder de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd;
• de technische documentatie is opgesteld;
• het systeem de CE-markering draagt en vergezeld gaat van de EU-conformiteitsverklaring en gebruiksinstructies;
• de aanbieder waar nodig een gemachtigde in de EU heeft aangewezen.

Heeft de importeur reden om aan te nemen dat het systeem niet conform is, dan mag hij het niet op de markt brengen totdat het wel conform is. Bij een risico voor gezondheid, veiligheid of grondrechten informeert hij de aanbieder en de markttoezichthouders.

Vastleggen, bewaren en meewerken

De importeur vermeldt zijn naam, geregistreerde handelsnaam of merk en contactadres op het systeem, de verpakking of de begeleidende documentatie. Hij zorgt dat opslag- en transportomstandigheden de conformiteit niet aantasten.

De importeur bewaart een kopie van de EU-conformiteitsverklaring en de instructies, en houdt — gedurende tien jaar — een afschrift van het door de aangemelde instantie afgegeven certificaat beschikbaar voor de toezichthouders. Op gemotiveerd verzoek verstrekt hij alle informatie en documentatie om de conformiteit aan te tonen, in een taal die de autoriteit begrijpt.

Stopplicht en samenwerking

Komt een al ingevoerd systeem niet (meer) overeen met de eisen, dan neemt de importeur corrigerende maatregelen, trekt het terug of roept het terug, en informeert aanbieder en toezichthouders. Hij werkt mee aan elke maatregel die een autoriteit neemt om risico's weg te nemen.

Wat te doen

• Bepaal je rol scherp: importeur, distributeur of toch aanbieder? Dat bepaalt welk artikel geldt.
• Maak een invoerchecklist met CE-markering, conformiteitsverklaring, documentatie en gemachtigde.
• Leg contractueel vast dat de aanbieder documentatie en medewerking levert — zie AI in contracten.
• Richt bewaring in voor tien jaar en wijs een aanspreekpunt voor toezichthouders aan.
• Verbind het aan governance: borg de controle in je AI-governanceraamwerk.

De importeur keurt geen techniek, maar bewijst dat een ander dat heeft gedaan. Zonder dat bewijs hoort het systeem de EU niet binnen.