De gemachtigde voor aanbieders buiten de EU (artikel 22)

Kort antwoord: Een aanbieder gevestigd buiten de EU moet, vóór hij een hoogrisico-AI-systeem op de Uniemarkt aanbiedt, schriftelijk een in de Unie gevestigde gemachtigde aanwijzen. Artikel 22 maakt die gemachtigde het juridische aanspreekpunt voor de markttoezichthouders, met een eigen mandaat, documentatieplicht en de bevoegdheid om bij niet-naleving het mandaat te beëindigen.

Waarom een gemachtigde?

Toezichthouders moeten een aanspreekbare partij binnen de EU hebben, ook als de aanbieder ver weg zit. De gemachtigde overbrugt dat gat: hij vertegenwoordigt de aanbieder formeel en is bereikbaar voor verzoeken om informatie en bewijs. Voor de importeur en distributeur is de aanwezigheid van een gemachtigde een van de punten die zij vóór invoer of levering controleren.

Het schriftelijke mandaat

De aanwijzing gebeurt met een schriftelijk mandaat. Dat mandaat moet de gemachtigde minimaal machtigen om:

• de EU-conformiteitsverklaring en de technische documentatie ter beschikking van de autoriteiten te houden;
• die documentatie en alle informatie te verstrekken om de conformiteit aan te tonen;
• mee te werken aan elke maatregel die een autoriteit neemt voor het hoogrisico-systeem;
• waar van toepassing aan de registratieverplichtingen te voldoen.

De gemachtigde houdt een kopie van het mandaat beschikbaar voor de toezichthouders.

De eigen plichten van de gemachtigde

De gemachtigde verifieert dat de aanbieder de conformiteitsbeoordeling heeft uitgevoerd en de technische documentatie heeft opgesteld. Hij bewaart de contactgegevens van de aanbieder en houdt — gedurende tien jaar — de conformiteitsverklaring, documentatie en eventuele certificaten beschikbaar. Op gemotiveerd verzoek levert hij die in een begrijpelijke taal aan de autoriteit.

Stopbevoegdheid bij niet-naleving

Heeft de gemachtigde reden om aan te nemen dat de aanbieder in strijd met de verordening handelt, dan beëindigt hij het mandaat. Hij stelt de markttoezichthouder en, in voorkomend geval, de aangemelde instantie daarvan onmiddellijk op de hoogte, met opgave van redenen. Zo wordt de gemachtigde niet alleen een doorgeefluik, maar een echte poortwachter.

Wat te doen

• Aanbieder buiten de EU: wijs vóór marktintroductie een gemachtigde aan en leg het mandaat schriftelijk vast.
• Gemachtigde: controleer de conformiteit en richt tienjarige bewaring in vóór je een mandaat aanvaardt.
• Beschrijf de stopprocedure: wie beëindigt het mandaat, en wie wordt geïnformeerd?
• Regel het in een contract tussen aanbieder en gemachtigde — zie AI in contracten.
• Verbind het aan governance: neem de rol op in je AI-governanceraamwerk.

De gemachtigde is het Europese gezicht van een aanbieder van ver weg — en mag dat gezicht intrekken zodra de aanbieder de regels niet volgt.