Werknemers informeren over AI: de transparantieplicht van artikel 26

Kort antwoord: Voordat je een hoog-risico-AI-systeem op de werkvloer inzet, verplicht artikel 26 van de AI Act je om de betrokken werknemers en hun vertegenwoordiging te informeren dat zij eraan onderworpen worden. Dat is een eigen, aantoonbare stap — los van (maar samenlopend met) de AVG-transparantie en het instemmingsrecht van de OR.

Wat de plicht inhoudt

Artikel 26 legt de gebruiksverantwoordelijke (de werkgever) op om, vóór ingebruikname van een hoog-risicosysteem op het werk, de werknemersvertegenwoordigers en de betrokken werknemers te informeren. De gedachte: wie aan een AI-systeem wordt onderworpen — bij werving, beoordeling, planning of monitoring — moet dat weten. Het gaat om voorafgaande informatie, niet om een mededeling achteraf.

Wat je communiceert

De informatie moet werknemers in staat stellen te begrijpen waar ze mee te maken hebben:

• dat en waarvoor een AI-systeem wordt gebruikt;
• wat het doet en welke beslissingen het neemt of ondersteunt;
• dat er menselijk toezicht is en hoe dat werkt;
• wat het voor hen betekent en waar ze terechtkunnen met vragen.

Houd het begrijpelijk: geen juridische bijsluiter, maar heldere taal.

Drie sporen die samenlopen

Voor HR-AI lopen drie informatie-/betrokkenheidsplichten vaak gelijk op:

1. AI Act art. 26 — informeren vóór ingebruikname.
2. AVG — transparantie over de verwerking van personeelsgegevens.
3. WOR — het instemmingsrecht van de ondernemingsraad.

Je kunt ze het beste in één traject bundelen: dezelfde uitleg dient het OR-verzoek, de AVG-informatie én de artikel 26-plicht.

Waarom het ertoe doet

Transparantie is niet alleen een plicht maar ook risicobeperking. Werknemers die weten dat — en hoe — AI wordt gebruikt, vertrouwen het systeem eerder en herkennen fouten sneller. Andersom is verzwegen AI-gebruik een bron van conflict, klachten en toezichtvragen. Zie ook de HR-wegwijzer.

Wat te doen

• Informeer vóór ingebruikname, niet erna — leg het moment vast.
• Schrijf één heldere uitleg die meteen de AVG- en OR-trajecten bedient.
• Benoem het aanspreekpunt voor vragen en bezwaren.
• Documenteer wat, wanneer en aan wie je hebt gecommuniceerd — dat is je bewijs van naleving.

Artikel 26 maakt van transparantie naar het personeel een harde voorwaarde, geen nette geste. De werkgever die het netjes regelt, voldoet aan de plicht én bouwt vertrouwen in de AI die hij inzet.